Workflows automatisieren: Wie Sie effizientere Geschäftsabläufe schaffen

Viele Geschäftsprozesse können automatisiert werden. Hier erfahren Sie, wie Sie mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen (Workflows) beginnen können.

Geschäftsprozesse können extrem zeitaufwändig und ineffizient sein, wenn sie manuell ausgeführt werden. Wäre es nicht toll, wenn es eine Möglichkeit gäbe, sie zu automatisieren, damit sie schneller und einfacher erledigt werden können? In diesem Blog-Beitrag werden wir erörtern, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Wir gehen auf die Grundlagen der Workflow-Automatisierung ein und geben Ihnen einige Tipps, wie Sie damit beginnen können.

Definition: Was ist Workflow-Automatisierung?

Unter Workflow-Automatisierung versteht man die Automatisierung von Arbeitsabläufen, damit diese schneller und effizienter abgewickelt werden können. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen, da die Notwendigkeit manueller Arbeit entfällt. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren, aber einige gängige Methoden sind der Einsatz von Software oder Bots.

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Was sind häufig automatisierte Workflows?

Es gibt viele verschiedene Arten von automatisierten Geschäftsabläufen, aber einige gängige Beispiele sind:

  • Lead-Erfassung und Follow-up
  • Dateneingabe
  • Auftragsabwicklung
  • Kundenbetreuung

Wie kann ich meinen Arbeitsablauf automatisieren?

Wenn Sie Ihren Geschäftsablauf automatisieren möchten, müssen Sie einige Dinge tun:

  1. Sie müssen die Aufgaben ermitteln, die automatisiert werden können. Das mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Aufgaben automatisiert werden können.
  2. Nun gilt es festzustellen, ob die Aufgabe für die Automatisierung geeignet ist.
  3. Schließlich müssen Sie auch die Kosten der Automatisierung berücksichtigen. Die Automatisierung eines Prozesses kann Ihnen auf lange Sicht Zeit und Geld sparen, aber die Einrichtung der Automatisierung kann mit Vorlaufkosten verbunden sein. Sie müssen die Kosten und Vorteile der Automatisierung abwägen, bevor Sie entscheiden, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Wenn Sie herausgefunden haben, welche Aufgaben automatisiert werden können, müssen Sie eine Software oder ein Tool finden, das Sie bei der Automatisierung dieser Aufgaben unterstützt. Es gibt viele verschiedene Optionen, daher ist es wichtig, dass Sie sich informieren, um das richtige Tool für Ihr Unternehmen zu finden.

Woran erkennt man, ob ein Prozess automatisiert werden kann?

Schauen Sie sich die Aufgabe an und prüfen Sie, ob sie von einer Maschine oder Software erledigt werden kann. Wenn ja, dann ist sie ein guter Kandidat für die Automatisierung.

Eine andere Möglichkeit, um festzustellen, ob eine Aufgabe automatisiert werden kann, besteht darin, zu überlegen, ob sie menschliches Urteilsvermögen oder eine Entscheidungsfindung erfordert oder nicht. Wenn dies der Fall ist, dann ist sie wahrscheinlich nicht automatisierbar.

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Ist Workflow Automation eine Allzweckwaffe?

Nein, das ist es nicht. Sie können nicht jede Aufgabe in Ihrem Unternehmen automatisieren, und Sie sollten es auch nicht versuchen. Nicht alles wird durch Automatisierung besser. Sie müssen zunächst herausfinden, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen derzeit die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie diese Schuldigen ausfindig gemacht haben, müssen Sie als Nächstes bestimmen, ob die Aufgabe für eine Automatisierung geeignet ist. Wenn Sie entscheiden, ob sich eine Aufgabe für die Automatisierung eignet, müssen Sie drei Faktoren berücksichtigen

  • Kann die Aufgabe von einer Maschine ausgeführt werden?
  • Wird durch die Automatisierung der Aufgabe Zeit gespart?
  • Sind die anfänglichen Kosten für die Automatisierung die langfristigen Einsparungen wert?

Schließlich müssen Sie auch die Kosten der Automatisierung berücksichtigen.

5 Fähigkeiten, die Automatisierung ermöglichen:

Künstliche Intelligenz hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt und ist bereits in zahlreiche Bereiche der Gesellschaft vorgedrungen. Sie ist auch die Grundlage für weitere Möglichkeiten und Innovationen der Prozessautomatisierung.

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Quelle: McKinsey & Company Studie zur Automatisierung im öffentlichen Sektor

Dazu zählen folgende 5 Fähigkeiten:

  1. Robotergestützte Prozessautomatisierung
  2. Intelligente Workflows
  3. Machine Learning
  4. Tools zur Verarbeitung natürlicher Sprache
  5. Kognitive Agenten

Wenn Sie sich die Funktionen einzeln ansehen, werden Sie feststellen, dass sie recht begrenzt sind. Wenn Sie sie kombinieren und mit bestehenden Systemen und Anwendungen sowie einem Genehmigungsverfahren und Berechtigungen für Workflows verknüpfen, können Sie unglaubliche Systeme zur Unterstützung von Unternehmen schaffen.

Wie Sie von der Workflow-Automatisierung profitieren

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann zeitaufwändige und banale Aufgaben automatisieren, so dass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Darüber hinaus kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen die Genauigkeit und Konsistenz verbessern und gleichzeitig die Kosten senken.

Wie Sie Workflows richtig automatisieren

Es gibt viele verschiedene Arten von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, daher ist es wichtig, dass Sie die richtige Software für Ihre Bedürfnisse auswählen. Zu den beliebtesten Tools zur Workflow-Automatisierung gehören Zapier, IFTTT und Microsoft Power Automate (Flow).

Unterm Strich können Sie durch die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe auf lange Sicht viel Zeit und Geld sparen.

Es ist wichtig, dass Sie sich informieren und das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Welche Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen haben Sie am liebsten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen!

Geeignete Tools zur Workflow Automation verwenden

Wir haben Ihnen hier einen Auszug der besten Workflow Automation Tools zusammengestellt:

  • Zapier ist ein Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit dem Benutzer verschiedene Apps miteinander verbinden und Aufgaben zwischen ihnen automatisieren können.
  • IFTTT ist ein weiteres beliebtes Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, das für „wenn dies, dann das“ steht. Damit können Benutzer Aufgaben auf der Grundlage bestimmter Bedingungen automatisieren.
  • Microsoft Power Automate (Flow) ist ein Workflow-Automatisierungstool von Microsoft, das Benutzern hilft, Aufgaben über verschiedene Apps und Dienste hinweg zu automatisieren.

Workflows visuell festhalten

Tools zur Workflow-Automatisierung können Ihnen helfen, Aufgaben zu automatisieren, aber sie können Ihnen auch helfen, Workflows visuell zu erfassen.

Visuelle Workflow-Tools wie LucidChart, Draw.io und Microsoft Visio können Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozesse abzubilden und zu erkennen, wo es potenzielle Engpässe oder verbesserungswürdige Bereiche gibt.

Sobald Sie eine visuelle Darstellung Ihres Workflows haben, ist es einfacher, Bereiche zu erkennen, in denen Automatisierung helfen kann.

Feedback einholen

Ihre Mitarbeiter sind wahrscheinlich diejenigen, die am besten mit Ihren Geschäftsprozessen vertraut sind.

Fragen Sie sie, wo sie Verbesserungspotenzial sehen und welche Aufgaben ihrer Meinung nach automatisiert werden könnten.

Das Feedback der Mitarbeiter kann ein guter Ausgangspunkt für die Identifizierung von Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sein.

Sich wiederholende Aufgaben sind oft gute Kandidaten für die Automatisierung.

Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie immer wieder das Gleiche tun, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese Aufgabe automatisiert werden kann.

Messbare KPIs definieren und messen

Um Geschäftsabläufe zu automatisieren, müssen Sie zunächst messbare KPIs definieren und messen. Auf diese Weise können Sie Möglichkeiten zur Automatisierung erkennen und den Erfolg Ihrer Automatisierungsbemühungen verfolgen.

KPIs können alles sein, von Kundenzufriedenheitswerten bis hin zu Produktivitätskennzahlen für Mitarbeiter. Sobald Sie einige wichtige KPIs ermittelt haben, können Sie nach Möglichkeiten suchen, die Aufgaben zu automatisieren, die sich auf diese KPIs auswirken.

Wie kann ein effektiver Workflow erstellt werden?

Bei der Erstellung eines effektiven Arbeitsablaufs sind einige wichtige Dinge zu beachten:

  • Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsablauf durch die Verwendung von SOP Vorlagen gut definiert ist. Jeder Schritt sollte übersichtlich und leicht nachvollziehbar sein.
  • Halten Sie es einfach. Versuchen Sie nicht, zu viele Aufgaben auf einmal zu automatisieren. Beginnen Sie mit einigen wenigen Schlüsselaufgaben und bauen Sie von dort aus auf.
  • Testen und messen Sie regelmäßig. Testen Sie Ihren Workflow regelmäßig und messen Sie die Auswirkungen auf Ihre KPIs. Auf diese Weise können Sie feststellen, in welchen Bereichen Verbesserungen erforderlich sind.

Die Einführung eines automatisierten Arbeitsablaufs kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und Geschäftsprozesse zu optimieren. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, messbare KPIs zu definieren, können Sie Möglichkeiten zur Automatisierung erkennen und den Erfolg Ihrer Bemühungen verfolgen.

Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden

Wenn Arbeitsabläufe automatisiert werden, können Unternehmen die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie ein einheitliches Qualitätsniveau sicherstellen. Dies liegt daran, dass automatisierte Prozesse dazu beitragen können, menschliche Fehler zu vermeiden. Außerdem kann die Automatisierung von Prozessen dazu beitragen, die Lieferzeiten zu verkürzen, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.

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Erhöhen Sie die Transparenz

Ein weiterer Vorteil der Automatisierung von Arbeitsabläufen besteht darin, dass sie die Transparenz und Rechenschaftspflicht erhöht. Wenn Prozesse automatisiert werden, können Unternehmen jeden Schritt im Arbeitsablauf leicht verfolgen. Dadurch lassen sich Engpässe oder Fehler leichter erkennen. Darüber hinaus können Unternehmen die Daten aus automatisierten Prozessen nutzen, um ihre Entscheidungsfindung zu verbessern.

Verringern Sie manuelle Fehler

Einer der größten Vorteile der Automatisierung von Arbeitsabläufen besteht darin, dass sie dazu beitragen kann, manuelle Fehler zu vermeiden. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel Kundenbestellungen manuell bearbeitet, ist die Gefahr menschlicher Fehler größer. Dazu können fehlerhafte Dateneingaben, Missverständnisse zwischen Abteilungen oder verlorene Unterlagen gehören. Die Automatisierung des Prozesses kann dazu beitragen, diese Fehler zu vermeiden und den Arbeitsablauf effizienter zu gestalten.

Verbesserte Effizienz

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann auch zu einer verbesserten Effizienz in Unternehmen führen. Wenn Prozesse automatisiert werden, können Unternehmen Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand erledigen. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Darüber hinaus kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen Unternehmen bei der Skalierung helfen, da sie mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern ein größeres Arbeitsvolumen bewältigen können.

Produktivität fördern

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Produktivität erhöhen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben gewinnen die Mitarbeiter Zeit, die sie für anspruchsvollere und kreativere Aufgaben nutzen können. Auf diese Weise können Unternehmen mehr aus ihren Mitarbeitern herausholen und die Gesamtproduktivität steigern. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen Fehler reduzieren und die Genauigkeit verbessern.

Es gibt viele Vorteile, die Unternehmen durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen genießen können. Von verbesserter Effizienz bis hin zu gesteigerter Produktivität – die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann Unternehmen helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren und reibungsloser zu gestalten.

Fazit

Der Fachkräftemangel hat uns fest im Griff, und die demografische Entwicklung wird das Problem in naher Zukunft noch verschärfen. Mit Hilfe der Technik haben wir jedoch die Möglichkeit, dieser Lücke mit Technologie und Wissen entgegenzuwirken und so im globalen Maßstab wettbewerbsfähig zu bleiben.

Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit einem unserer Spezialisten, um herauszufinden, wie Sie Ihr Unternehmen besser automatisieren und Zeit gewinnen können, während Sie gleichzeitig die Digitalisierung als Impuls für den zukünftigen Erfolg nutzen.

Unverbindliches Erstgespräch

Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse beginnen möchten, kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

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