14 gute Gründe, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Produktivität zu steigern

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern. Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren, können Sie Zeit und Energie sparen, indem Sie Maschinen die Arbeit für Sie erledigen lassen.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bringt viele Vorteile mit sich, z. B. eine höhere Effizienz, weniger Fehler und eine höhere Produktivität.

In diesem Blogbeitrag werden wir 14 gute Gründe für die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe erörtern!

Wie wichtig ist eine solide Strategie zur Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen?

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen erhebliche Verbesserungen in beiden Bereichen erzielen.

Eine Studie von McKinsey ergab, dass Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe automatisieren, bis zu 60 % weniger Zeit für die Erledigung von Aufgaben benötigen.

Außerdem wurde festgestellt, dass diese Unternehmen die Zahl der Fehler bei der Aufgabenerledigung um 40-50 % senken konnten.

Welche guten Gründe gibt es also, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren?

14 Gründe, warum Sie Workflows automatisieren sollten

Für alles gibt es zwingende Gründe, etwas zu tun oder nicht zu tun. Auch im Bereich der Workflow-Automatisierung muss nicht jeder Geschäftsprozess automatisiert werden, aber das Potenzial für Unternehmen ist enorm. Hier ist eine Übersicht, warum Sie trotzdem darüber nachdenken sollten:

1. Digitaler Arbeitsplatz für alle Prozessbeteiligten

Ein Workflow-Management-System kann einen digitalen Arbeitsplatz für alle Prozessbeteiligten schaffen. Durch die Automatisierung von Geschäftsabläufen können Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Daten und Aufgaben von ihren Desktops oder mobilen Geräten aus anzuzeigen, zu verfolgen und zu verwalten.

2. Vernetzung im ganzen Unternehmen

Die Workflow-Automatisierung kann durch die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen das gesamte Unternehmen vernetzen. Dadurch können Unternehmen einen effizienteren und flexibleren Arbeitsablauf schaffen und Daten innerhalb des Unternehmens leichter abrufbar machen.

3. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

Ein weiterer Vorteil der Workflow-Automatisierung ist die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit sowie der Datenaustausch unter Mitarbeiter. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen auf E-Mails und papierbasierte Kommunikation verzichten.

Dies kann dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern sowie zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zu verbessern und zu digitalisieren.

Die Kommunikation zwischen Mitarbeiter wird verbessert, indem ein klares Workflow-Diagramm erstellt wird, aus dem hervorgeht, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.

Diese Abläufe können dann auch direkt mit Diensten wie Microsoft Teams oder Slack verknüpft werden.

4. Höhere Kundenzufriedenheit

Die Rationalisierung von Routineaufgaben kann auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen.

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen ihren Kunden aktuelle Informationen über ihre Bestellungen oder Anfragen zur Verfügung stellen.

Dies kann dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern und Ihre Kunden zufrieden zu stellen.

5. Systemaktivitäten für durchgängig automatisierte Workflows

Diese werden koordiniert und ohne menschliches Zutun durchgeführt und führen zu einer fehlerfreien Verarbeitung.

Das heißt, die Automatisierung von Workflows kann Fehler in Ihren Geschäftsabläufen reduzieren. Durch Workflow Automation können Sie die Möglichkeit menschlicher Fehler ausschließen.

6. Geschäftsprozess visuell abbilden und gestalten

Sie können leicht erkennen, wie Geschäftsprozesse miteinander verknüpft sind, und potenzielle Verbesserungsbereiche identifizieren. Indem Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren, können Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und effizienter gestalten.

7. Prozess- und Schrittlaufzeiten überwachen

Mit der Workflow-Automatisierung können Sie die Leistung jedes Prozesses überwachen und potenzielle Engpässe ermitteln.

So können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, um die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu verbessern.

8. Verkürzung der Bearbeitungszeit

Indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, gewinnen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben.

9. Verbesserte Genauigkeit

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann dazu beitragen, die Genauigkeit Ihrer Daten zu verbessern, indem manuelle Eingabefehler vermieden werden.

Die Automatisierung von Prozessen kann auch dazu beitragen, dass die Daten korrekt und konsistent in das System eingegeben werden.

10. Kontinuierliche Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse

Sie können Informationen sammeln, die Sie nutzen können, um die Effizienz und Qualität Ihrer Verfahren durch die Automatisierung von Prozessen zu verbessern.

Auf diese Weise können Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen iterativ verbessern und verändern, um das Beste aus Ihrer Organisation herauszuholen.

11. Workflow-Engine zur Steuerung des Ablaufs

Mit der Workflow-Automatisierung können Sie eine Workflow-Engine einrichten, die den Arbeitsfluss und die Zuweisung von Aufgaben steuert.

Dies kann dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu verbessern.

Wichtig dabei ist natürlich die Integration von Systemen und Anwendungen um hierbei mögliche Reibungsverluste zu vermeiden.

12. Daten und Dokumente integrieren

Vereinen Sie Daten und Dokumente aus verschiedenen Quellen in ein kohärentes System. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten mit den aktuellsten Informationen arbeiten.

13. Vertretungen einrichten und Aufgaben delegieren

Wenn Sie nicht im Büro oder in der Stadt sind, richten Sie in Ihrem Arbeitsablauf Vertretungen ein, damit Aufgaben in Ihrer Abwesenheit delegiert werden können.

Weiters können Sie die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und interne wie auch eventuelle externe Richtlinien gewährleisten.

14. Innovative Prozessautomatisierung mit Bots

Eines der innovativsten und effektivsten Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sind Bots.

Es gibt viele verschiedene Arten von Workflow-Automatisierungssoftware auf dem Markt, daher ist es wichtig, eine zu wählen, die Ihren speziellen Anforderungen entspricht und das IT Teams in ihrer täglichen Arbeit zukünftig stärker unterstützen wird.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich der Arbeitsaufwand in den IT-Teams bereits um ein Vielfaches vervielfacht und es gilt, Verknüpfungen zwischen bestehenden Systemen zu finden und zusätzliche Reibungsverluste durch zukünftige oder bestehende Integrationen zu vermeiden, insbesondere wenn es um Prozessoptimierung und Geschäftsprozesse geht.

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